Quelles que soient sa taille et son activité, chaque entreprise émet et reçoit divers types de documents. Il est important d’opter pour une dématérialisation des données et un système de classement efficace. Ces techniques facilitent les recherches le moment venu. L’utilisation d’un logiciel informatique présente ainsi des avantages considérables. Il simplifie le quotidien des collaborateurs, leur permettant d’être plus efficaces dans leur travail. L’optimisation de la gestion des flux documentaires réduit, entre autres, les coûts de fonctionnement. Ceux-ci correspondent au temps de recherche et d’envoi des documents.

Déterminer les besoins réels d’une entreprise

La mise en place d’une solution de gestion de document passe par plusieurs étapes. La première consiste à effectuer un diagnostic complet du système existant. Au cours de cet audit, des spécialistes en logiciel de GED prennent note de différents points, à savoir :

  • le système d’organisation en place,
  • la méthodologie de travail des collaborateurs,
  • la typologie des documents,
  • les personnes émettrices et réceptrices,
  • le caractère confidentiel des données.

Le résultat de l’audit met en avant les pistes d’amélioration. Ceux-ci impliquent la dématérialisation des documents.

Entreprise ayant fait appel à des spécialistes en logiciel de GED à Avignon pour la gestion des flux documentaires

Les objectifs d’une solution de gestion des documents

Les solutions de gestion des flux documentaires s’adressent tant aux collectivités qu’aux entreprises. Elles sont entièrement personnalisables par rapport aux besoins des clients. Elles ont pour principal objectif de faciliter la gestion des documents. Celle-ci représente effectivement un enjeu décisif pour une entreprise. Les collaborateurs gagnent ainsi 10 à 20 % en matière d’efficacité au travail. Il est possible de regrouper tous les documents concernant un client, un fournisseur ou un partenaire commercial. De cette manière, leur recherche devient plus rapide. Il est également possible d’associer des mots-clés à chaque document. Ce système a l’avantage de rendre leur accès encore plus rapide.

Les solutions informatiques permettent aussi de rendre plus efficientes les actions commerciales. Les devis et les factures sont envoyés instantanément aux clients. Il en va de même pour les bons de commande et les bons de réception. Le logiciel permet également de respecter les différentes règlementations en vigueur. Cela concerne les formats des factures dématérialisées. Celles-ci sont obligatoires lorsqu’elles sont adressées à des organismes publics. Elles présentent également des avantages pour les clients et les fournisseurs.

La dématérialisation des documents est également utile pour le service des ressources humaines. Il est effectivement possible d’établir un bulletin de paie numérique depuis le 1er janvier 2017. Cette solution facilite l’envoi automatique et systématique de ce document le jour du paiement.

Les avantages d’une solution de gestion des flux documentaires

La dématérialisation des documents libère des espaces d’archivage, que ce soit physique ou numérique. Il limite, entre autres, le volume des papiers à imprimer. Cette solution réduit ainsi les coûts des consommables informatiques. Il est également plus facile de contrôler l’accès des collaborateurs aux données sensibles. Cela concerne les contrats et les signatures électroniques. Les experts en logiciel de GED mettent en place des niveaux de sécurité élevés selon les besoins de chaque entreprise. Grâce au login et mot de passe, il est possible d’accéder aux documents indispensables à tout moment.

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