Depuis quelques années, le flex office s’est progressivement étendu aux entreprises françaises dans tous les domaines d’activité. Il s’agit d’un principe assez simple : à la différence d’une entreprise traditionnelle, aucun bureau n’est personnellement assigné à un employé, qui peut alors s’installer sur celui qui est disponible lorsqu’il se rend au travail. Ce manque de bureau spécifique permet à l’employé de travailler dans l’espace de son choix et d’opter pour le lieu le mieux adapté à sa mission. En tant que manager d’entreprise, il faut toutefois savoir comment proposer le flex office à ses salariés.

Utiliser des solutions digitales pour gérer son flex office

Le flex office est devenu une nécessité dans bon nombre de sociétés, avec de nouveaux objectifs à atteindre par ces dernières. Les outils digitaux de réservation d’espaces de travail comme MOFFI constituent un atout majeur pour mieux gérer cette nouvelle manière d’organiser le bureau. Pour adopter ce nouveau mode de travail, il faut disposer avant tout d’un bon réseau wi-fi afin d’avoir une bonne connexion. L’utilisateur sera en effet amené à installer des logiciels pour permettre à ses employés de réserver des espaces de travail en quelques clics à partir de leur téléphone portable.

L’entreprise peut également placer des écrans tactiles soit à l’entrée du lieu de travail, soit devant chaque local de travail. Ces différents outils participant au bon fonctionnement du flex office vont permettre aux employés de :

  • réserver en ligne des bureaux, des salles de réunion et d’autres espaces de travail selon leur emploi du temps,
  • trouver des espaces de travail selon la taille, la capacité, l’équipement, la configuration (mise en page, luminosité, insonorisation, etc.),
  • configurer des réservations répétitives avec possibilité d’exception,
  • faire l’inventaire global des réservations de locaux dans l’ensemble de l’édifice pour la journée,
  • consulter les réservations quotidiennes, les horaires et les organisateurs pour chaque bureau ou salle,
  • réserver en un clic au moyen d’un écran tactile,
  • signaler à distance la disponibilité d’une place grâce à un système lumineux à deux couleurs,
  • annuler les réservations non acquises.

Cette nouvelle atmosphère de travail présente de nombreux avantages pour l’atteinte des objectifs. Encore faut-il savoir comment l’intégrer dans l’entreprise.

Comment proposer le flex office à ses employés ?

Depuis le début de la pandémie de covid-19, de nombreuses sociétés modifient leur organisation et se tournent vers le flex office. Le changement est toutefois perçu à tort comme une menace ou un défi pour les salariés. Pour réussir cette transition, il faut donc commencer par changer les habitudes au sein du groupe. Ceci commence par la digitalisation de certaines tâches au sein de l’entreprise. Il faudra mettre en place un espace en ligne regroupant toutes les équipes afin de rendre la communication entre employés plus fluide.

Pour permettre à tous les employés de travailler n’importe où dans l’entreprise et dans de bonnes conditions, il faut mettre à leur disposition le même matériel de travail (ordinateurs portables de préférence, des connectiques, etc.). Dans la mesure du possible, l’entreprise peut permettre à ses employés de rentrer chez eux avec le matériel de travail. Le but est de leur permettre le travail à distance dans leur confort habituel.

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