Consulting événementiel : un guide complet pour réussir vos projets
Le consultant événementiel conseille une entreprise sur ses séminaires, conventions, lancements ou soirées, depuis la définition de l'objectif jusqu'au bilan, et pilote les prestataires sans être lui-même l'agence qui produit. Il se rémunère en honoraires, à la journée ou au forfait, ou en pourcentage du budget, entre 10 et 15 %. On y a recours quand l'événement a un enjeu qui dépasse la logistique, ou quand personne en interne n'a le temps de le porter. Le brief, le budget réel et le mode de rémunération se fixent avant de signer.
Un séminaire de direction sans conclusion, une convention commerciale qui ressemble à la précédente, un lancement de produit dont personne ne parle le lendemain, coûtent le même prix qu'un événement réussi. La différence tient rarement au traiteur ou à la salle. Elle tient à ce qui a été décidé avant, l'objectif, le format, le message, le déroulé. C'est ce travail-là que vend un consultant événementiel, et c'est ce qui le distingue d'une agence.
Conseil d'abord, production ensuite
Le consultant intervient avant, pendant et après. Avant, il cadre. Pourquoi cet événement, pour qui, avec quel message, et comment saura-t-on qu'il a réussi. Il propose un format, un programme, un budget, et sélectionne les prestataires, lieu, traiteur, technique, animation, intervenants, qu'il met en concurrence. Pendant, il coordonne et gère les imprévus. Après, il mesure ce qui avait été fixé comme objectif et livre un bilan.
L'agence événementielle, elle, produit. Elle a ses équipes créatives et techniques, son réseau de fournisseurs, et vend un événement clés en main. Beaucoup d'agences font aussi du conseil, et certains consultants montent la production, mais la différence de modèle compte au moment de payer. L'agence marge sur les prestations qu'elle revend, le consultant facture son temps. Pour un événement de taille moyenne, le consultant indépendant qui fait travailler des prestataires locaux revient souvent moins cher, à condition d'avoir quelqu'un en interne pour suivre.
Les événements qui justifient un consultant
Un séminaire annuel de vingt personnes dans un hôtel se règle avec l'assistante de direction et le service commercial de l'hôtel. Le consultant se justifie quand l'enjeu dépasse la logistique ou quand la taille dépasse ce que l'interne peut absorber.
| Type d'événement | Taille habituelle | Objectif | Budget indicatif hors honoraires |
|---|---|---|---|
| Séminaire de direction | 10 à 50 personnes | Décider, aligner l'équipe dirigeante | 10 000 à 80 000 € |
| Convention commerciale ou d'entreprise | 50 à 500 personnes | Motiver, transmettre une stratégie | 50 000 à 500 000 € |
| Lancement de produit | 50 à 300 personnes | Presse, clients, contenu à diffuser | 30 000 à 200 000 € |
| Congrès ou salon professionnel | 200 à plusieurs milliers | Positionner l'organisation dans son secteur | 100 000 € à plusieurs millions |
| Journée de cohésion, team building | 10 à 300 personnes | Cohésion, reconnaissance | 5 000 à 100 000 € |
Les fourchettes recouvrent les postes habituels, location du lieu, restauration, technique son et lumière, animation, hébergement et transport des participants, et varient fortement selon la ville et la saison. Un séminaire à Paris en juin coûte le double du même séminaire en Auvergne en février.
Comment le consultant se paie
Trois modes de rémunération coexistent, et il faut savoir lequel on signe. Les honoraires au temps passé, de 600 à 1 200 euros par jour selon l'expérience et la ville, avec un nombre de jours estimé au départ. Le forfait, fixé sur le brief, qui protège le client des dérives mais suppose un périmètre précis. Le pourcentage du budget global, en général de 10 à 15 %, simple à comprendre mais qui n'incite pas le consultant à faire baisser les devis. Un quatrième mode, la commission prise sur les prestataires sans le dire au client, existe aussi. La question « percevez-vous une rémunération des prestataires que vous recommandez ? » se pose au premier rendez-vous, et la réponse s'écrit dans le contrat.
Le contrat précise aussi ce qui se passe si l'événement est annulé ou reporté, qui signe les devis des prestataires, le client ou le consultant en son nom, et qui porte l'assurance responsabilité civile de l'événement. Depuis 2020, les clauses de report pour cause de force majeure ne sont plus un détail.
Ce que le consultant attend de vous
Un brief d'une ou deux pages, et il aide à l'écrire si vous n'en avez pas. L'objectif en une phrase. Le public, nombre, profils, provenance. La date ou la fenêtre, et ce qui la contraint. Le budget, en montant et non en « à voir », parce qu'un consultant ne peut pas concevoir un format sans savoir s'il dispose de 30 000 ou de 150 000 euros. Les contraintes, accessibilité, alcool ou non, présence de la presse, participants à distance. Ce qui a été fait les années précédentes et ce qui n'a pas marché. Et l'indicateur qui dira que l'événement a réussi, un taux de satisfaction, un nombre de rendez-vous pris, une décision actée en séminaire.
Le calendrier découle de la taille. Deux à trois mois pour un séminaire de cinquante personnes, six mois à un an pour une convention de plusieurs centaines, davantage pour un congrès, où les lieux se réservent dix-huit mois à l'avance. Les événements de plus de 1 500 personnes en lieu ouvert au public font l'objet d'obligations de sécurité, dossier en préfecture, service d'ordre, qui allongent la préparation.
La filière est représentée par Unimev, l'union française des métiers de l'événement, qui publie des données sur l'activité du secteur, et par le Synpase pour les prestataires techniques. Le label Prestadd, porté par le Synpase, et la certification ISO 20121, dédiée à l'événementiel responsable, servent de repères pour choisir des prestataires engagés sur les questions de déchets, de transport et d'énergie, que les donneurs d'ordre demandent de plus en plus.
Choisir son consultant
Demandez trois références d'événements comparables au vôtre par la taille et par la nature, et appelez-en une. Un consultant qui a monté des conventions de cinq cents commerciaux dans l'industrie ne sera pas forcément le bon pour une soirée de gala dans le luxe. Vérifiez le mode de rémunération et l'indépendance vis-à-vis des prestataires. Regardez comment il réagit à votre brief. Celui qui commence par proposer un lieu avant d'avoir compris l'objectif vend de la logistique. Et tenez compte de la relation, parce qu'un événement se prépare sur des mois, sous pression à la fin, et qu'une relation qui grince en janvier casse en juin.
Estimez le budget de votre événement
Ordre de grandeur hors honoraires de conseil, hors hébergement et transport des participants.
Questions fréquentes sur le consulting événementiel
Quelle est la différence entre un consultant événementiel et une agence événementielle ?
L'agence produit l'événement avec ses propres équipes et son réseau, et se rémunère en partie sur les prestations qu'elle revend. Le consultant conseille, conçoit et pilote des prestataires qu'il ne vend pas, et facture son temps ou un pourcentage. L'agence convient à qui veut une seule interlocutrice et un service complet, le consultant à qui veut garder la main sur les fournisseurs et payer le conseil séparément.
Combien de temps à l'avance faut-il prévoir pour organiser un événement professionnel ?
Deux à trois mois pour un séminaire de cinquante personnes, six mois à un an pour une convention de plusieurs centaines, dix-huit à vingt-quatre mois pour un congrès qui vise un lieu recherché. Les lieux parisiens en mai, juin, septembre et octobre se réservent un an à l'avance, et les intervenants connus autant.
Comment mesurer le retour sur investissement d'un événement professionnel ?
En fixant l'indicateur avant l'événement, selon son objectif. Un questionnaire de satisfaction et une mesure d'engagement quelques semaines après pour un séminaire de cohésion. Les retombées presse, les contacts qualifiés et les commandes pour un lancement. Le chiffre des équipes dans les mois qui suivent pour une convention commerciale. Un événement sans indicateur défini à l'avance n'a pas de retour sur investissement, il a un coût.
Le consulting événementiel s'applique-t-il aux événements hybrides ou virtuels ?
Oui, et c'est devenu une compétence à part depuis 2020. Un événement hybride se conçoit pour deux publics, celui de la salle et celui de l'écran, avec une réalisation vidéo, une plateforme de diffusion, des formats courts et des moments d'interaction pour les participants à distance, qui décrochent au bout de vingt minutes de plénière filmée. Le budget technique remplace une partie du budget de restauration.
Unimev, union française des métiers de l'événement, observatoire de la filière : unimev.fr
Synpase, syndicat des prestataires de l'audiovisuel scénique et événementiel, label Prestadd : synpase.fr
ISO, norme ISO 20121 sur les systèmes de management responsable appliqués à l'activité événementielle : iso.org
