Organiser une réunion efficace : ordre du jour, durée, participants et compte rendu
Un cadre passe en moyenne entre un quart et un tiers de son temps de travail en réunion, et les enquêtes convergent, une réunion sur deux est jugée inutile par ses participants. Le problème tient rarement aux personnes, presque toujours à l'absence de méthode, pas d'objectif, trop de monde, pas de fin. Voici les règles qui rendent une réunion productive, du moment où l'on décide de la tenir jusqu'au compte rendu, et le calcul de ce qu'elle coûte réellement.
Une réunion ne se convoque que pour décider, arbitrer ou produire ensemble, jamais pour informer, un e-mail y suffit. Elle a un objectif écrit en une phrase, un ordre du jour minuté envoyé 48 heures avant, un nombre de participants limité à ceux qui décident ou apportent une information, huit au maximum, une durée par défaut de 30 minutes, un animateur qui tient l'horloge et un compte rendu envoyé dans la journée avec les décisions, les actions, les responsables et les dates. Une réunion d'une heure à six personnes coûte 250 à 400 euros de salaires chargés, c'est le prix à mettre en face de ce qu'elle produit.
Faut-il vraiment une réunion
La première décision est de ne pas la tenir. Une réunion se justifie quand il faut trancher entre plusieurs options, résoudre un problème qui demande plusieurs compétences, ou produire un livrable ensemble. Elle ne se justifie pas pour transmettre une information, faire un point d'avancement qu'un tableau partagé donne en temps réel, ou parce qu'elle est hebdomadaire depuis trois ans. Le test tient en une question, quelle décision sortira de cette réunion qui ne pourrait pas être prise autrement. Sans réponse, on écrit un e-mail ou un message, et l'on garde le créneau pour du travail.
Le point d'équipe hebdomadaire mérite le même examen. Il a un sens s'il sert à arbitrer les priorités de la semaine et à lever les blocages, pas si chacun y récite ce qu'il a fait. Dans ce second cas, un tableau d'avancement consulté par chacun, comme ceux décrits dans la méthode Kanban, fait mieux en zéro minute.
Préparer en dix minutes
- Écrire l'objectif en une phrase qui commence par un verbe, décider du prestataire pour le site, arbitrer le budget marketing du trimestre, choisir la date de lancement. Il figure en tête de l'invitation.
- Choisir les participants parmi ceux qui décident ou qui détiennent une information nécessaire. Les autres reçoivent le compte rendu. Au-delà de huit personnes, une réunion devient une présentation.
- Bâtir l'ordre du jour en trois ou quatre points au maximum, chacun avec une durée et le résultat attendu, décision, choix, liste. Un point sans résultat attendu n'a pas sa place.
- Fixer la durée à 30 minutes par défaut, 45 pour un arbitrage complexe, 60 au plus. Une réunion prend le temps qu'on lui donne.
- Envoyer les documents 48 heures avant, avec la consigne de les avoir lus. Une réunion qui commence par la lecture d'un document est une réunion de lecture.
Ce que coûte une réunion
Coût réel d'une réunion
Le coût en salaires chargés des participants, et son équivalent sur l'année pour une réunion récurrente.
Tenir la réunion
L'animateur, qui n'est pas forcément le chef, ouvre à l'heure sans attendre les retardataires, rappelle l'objectif et l'ordre du jour, et tient l'horloge point par point. Il coupe les digressions en les notant dans un « parking » à traiter ailleurs, donne la parole à ceux qui ne l'ont pas prise et reformule chaque décision à voix haute avant de passer au point suivant. Un second participant prend les notes, l'animateur ne peut pas faire les deux.
Les téléphones et ordinateurs restent fermés sauf pour celui qui note et celui qui présente. Une réunion en visioconférence suit les mêmes règles, caméras allumées, un seul écran partagé, et une durée réduite d'un tiers parce que l'attention y tient moins longtemps. Les cinq dernières minutes sont réservées à la relecture des décisions et des actions, chacune avec un responsable et une date, sans quoi la réunion n'a rien produit.
| Type de réunion | Durée | Participants | Résultat attendu |
|---|---|---|---|
| Point quotidien d'équipe | 10 à 15 minutes, debout | L'équipe | Blocages levés, priorités du jour |
| Arbitrage ou décision | 30 minutes | 3 à 6 décideurs | Une décision écrite |
| Résolution de problème | 45 à 60 minutes | 4 à 8 compétences | Un plan d'actions |
| Revue mensuelle | 45 minutes | Responsables | Écarts analysés, décisions correctives |
| Atelier de production | 2 à 3 heures avec pauses | 4 à 8 | Un livrable, maquette, plan, cahier des charges |
| Entretien individuel | 30 à 60 minutes | 2 | Objectifs, décisions RH |
Le compte rendu qui fait avancer
Le compte rendu part dans la journée, sinon il ne part pas. Il ne raconte pas la réunion, il liste ce qui en sort, les décisions prises, les actions avec leur responsable et leur échéance, les points reportés et la date de la prochaine réunion si elle est nécessaire. Une demi-page suffit. Il est envoyé aux participants et à ceux qui n'ont pas été invités mais sont concernés, ce qui fait mieux accepter le nombre réduit de participants.
Les actions du compte rendu alimentent le suivi de l'équipe, et la réunion suivante commence par leur état d'avancement, ce qui est fait, ce qui est en retard et pourquoi. Sans ce bouclage, les décisions se reprennent trois fois. Les outils de gestion de projet, du tableau partagé au diagramme de Gantt, ne servent qu'à cela, garder la trace et la date.
Avant d'envoyer l'invitation
La réunion d'information, remplacée par un message écrit que chacun lit quand il peut. La réunion de reporting où chacun lit ses chiffres, remplacée par un tableau de bord partagé. La réunion récurrente dont plus personne ne connaît l'objectif, à suspendre un mois pour voir si elle manque. La réunion de préparation d'une autre réunion. Et la réunion sans décideur, où l'on constate qu'il faudra « en reparler ». Supprimer ces cinq-là rend en général deux à trois heures par semaine à chaque cadre.
Vos questions
Combien de temps doit durer une réunion ?
30 minutes par défaut pour une décision ou un arbitrage, 45 à 60 pour une résolution de problème, 10 à 15 minutes debout pour un point quotidien. Au-delà d'une heure, l'attention chute et il vaut mieux découper en deux séances ou organiser un atelier avec des pauses. En visioconférence, réduisez d'un tiers.
Qui doit animer la réunion ?
Celui qui a convoqué, ou une personne désignée qui n'est pas la plus haute dans la hiérarchie, ce qui libère la parole. L'animateur tient l'horloge, recentre, distribue la parole et reformule les décisions. Une autre personne prend les notes, les deux rôles ne se cumulent pas.
Que faire des participants qui n'interviennent jamais ?
Se demander s'ils devaient être là. Un participant qui ne décide pas et n'apporte pas d'information nécessaire relève du compte rendu, pas de la réunion. S'il doit être là, l'animateur lui donne explicitement la parole sur le point qui le concerne, par une question directe.
Comment sortir d'une réunion sans décision ?
En fixant, avant de se quitter, qui décide, sur quelle base et à quelle date, et en l'inscrivant au compte rendu comme une action. Une réunion qui se termine par « on en reparle » sans responsable ni date se reproduira à l'identique. Le décideur absent est la cause la plus fréquente, il faut alors le convier ou obtenir sa délégation.
Objectif écrit, participants triés, ordre du jour minuté, animateur qui tient l'heure, compte rendu le jour même avec des actions datées. Ces cinq règles suffisent, et la seule difficulté est de les appliquer à la réunion hebdomadaire que personne n'ose supprimer. Le calculateur donne son coût annuel, c'est souvent l'argument qui manquait. Pour les entretiens individuels, qui suivent d'autres règles, voyez mener l'entretien annuel d'évaluation.
Harvard Business Review - Stop the meeting madness, Perlow, Hadley, Eun, 2017 : https://hbr.org
Ifop pour Wisembly - Les salariés français et les réunions, 2018 : https://www.ifop.com
