Inventaire physique des stocks : organiser le comptage de fin d'année
L'inventaire physique est le seul moment de l'année où l'entreprise sait ce qu'elle a vraiment en stock. Le stock qui en ressort entre directement dans le bilan et fait varier le résultat d'autant, un stock surévalué de 20 000 euros gonfle le bénéfice de 20 000 euros et l'impôt qui va avec. Le Code de commerce impose ce comptage au moins une fois tous les douze mois. Voici comment l'organiser pour qu'il soit juste, rapide et exploitable par la comptabilité.
Toute entreprise qui détient des marchandises, matières ou produits doit les compter physiquement au moins une fois par an, à la date de clôture ou à une date proche avec un suivi des mouvements intermédiaires. Un inventaire se prépare une semaine avant, zones rangées et identifiées, réceptions et expéditions gelées, fiches de comptage numérotées. Il se compte en binômes, par zone, avec un second comptage sur les références de valeur. Les quantités se valorisent au coût d'achat, coût moyen pondéré ou premier entré premier sorti, jamais au prix de vente. Les écarts avec le stock théorique s'analysent avant d'être validés, et les articles abîmés ou invendables font l'objet d'une dépréciation.
Pourquoi le stock pèse autant sur le résultat
En comptabilité, les achats de l'année passent en charges au fur et à mesure. À la clôture, on retire des charges ce qui n'a pas été consommé ni vendu, c'est la variation de stock. Un stock final de 80 000 euros pour un stock initial de 60 000 euros réduit les charges de 20 000 euros et augmente le résultat du même montant. L'inverse est vrai. Le chiffre d'inventaire est donc le poste où une erreur de comptage ou de valorisation se transforme directement en impôt payé en trop ou en bénéfice fictif.
C'est aussi ce que regarde l'administration en cas de contrôle, avec les fiches de comptage à l'appui. Un inventaire sans trace, ou une valorisation au prix de vente, est un motif de rejet de comptabilité. Les règles de valorisation admises sont détaillées dans la valorisation des stocks par FIFO ou CMUP.
Préparer l'inventaire une semaine avant
- Choisir la date. Au plus près de la clôture, un jour de fermeture ou d'activité réduite. Si l'inventaire a lieu avant la clôture, chaque mouvement entre les deux dates doit être tracé pour reconstituer le stock au 31 décembre.
- Ranger et identifier. Chaque zone de stockage reçoit un numéro, chaque emplacement une étiquette. Les articles en vrac se regroupent, les cartons entamés se signalent. Un entrepôt rangé se compte deux fois plus vite.
- Geler les mouvements. Pas de réception ni d'expédition pendant le comptage, ou une zone tampon isolée pour ce qui arrive. Les marchandises reçues non facturées et les marchandises expédiées non facturées se listent à part, elles font l'objet d'écritures de régularisation.
- Éditer les fiches de comptage par zone, numérotées, sans les quantités théoriques, pour que le compteur compte ce qu'il voit et non ce qu'il devrait voir.
- Constituer les binômes et attribuer les zones. Un compteur, un scripteur, jamais le responsable habituel du stock sur sa propre zone.
- Préparer le matériel, balances pour les articles au poids, lecteurs de codes-barres si le logiciel les gère, marqueurs pour signaler les emplacements comptés.
Le jour du comptage
Chaque binôme compte sa zone emplacement par emplacement, dans un ordre fixe, et marque chaque emplacement compté d'une étiquette ou d'un trait. Le scripteur note la référence, l'emplacement, la quantité et l'unité, et signale les articles abîmés, périmés ou sans référence sur une ligne distincte. Une fiche terminée est signée par les deux et remise au responsable de l'inventaire, qui vérifie qu'aucune zone n'a été oubliée ni comptée deux fois.
Le second comptage porte sur un échantillon, les références de forte valeur, celles qui ont montré des écarts l'an dernier et quelques emplacements tirés au hasard. Il est fait par un autre binôme, sans connaître le premier résultat. Un écart entre les deux comptages déclenche un troisième, par le responsable. Cette contre-vérification est ce qui donne sa valeur probante à l'inventaire.
| Situation | Traitement |
|---|---|
| Marchandise reçue, facture fournisseur non reçue | Comptée dans le stock, facture non parvenue en comptabilité |
| Marchandise vendue et facturée, encore dans l'entrepôt | Exclue du stock, elle appartient au client |
| Marchandise expédiée, non facturée | Exclue du stock, facture à établir |
| Marchandise en dépôt chez un tiers ou en transit | Comptée sur confirmation écrite du dépositaire ou du transporteur |
| Marchandise d'un tiers stockée chez vous | Exclue, listée à part |
| Article abîmé, périmé, démodé | Compté, puis déprécié à sa valeur probable de vente |
| Article sans référence | Compté sur une ligne « à identifier », traité après |
Combien de temps et de personnes
Dimensionner l'équipe de comptage
Estimation du temps de comptage et du nombre de binômes pour tenir en une journée, second comptage compris.
Valoriser et traiter les écarts
Une fois les quantités saisies, chaque référence se valorise à son coût d'entrée, le prix d'achat majoré des frais accessoires pour les marchandises, le coût de production pour les produits fabriqués. Deux méthodes sont admises pour les articles achetés à des prix différents, le coût moyen unitaire pondéré et le premier entré premier sorti. Le prix de vente n'est jamais une base de valorisation. Les articles dont la valeur probable de vente est passée sous le coût d'entrée, invendus, abîmés, démodés, sont dépréciés par une provision, qui réduit le résultat.
Le stock compté se compare ensuite au stock théorique du logiciel. Un écart global de plus de 2 % en valeur, ou un écart fort sur une référence, s'explique avant validation, erreur de saisie de réception, sortie non enregistrée, vol, casse, unité de comptage différente. Les causes identifiées corrigent les procédures de l'année suivante. Un écart injustifié se passe en comptabilité comme une perte, mais un écart récurrent sur les mêmes références signale un problème de gestion, traité dans le calcul du délai de rotation des stocks.
Un logiciel de gestion qui suit les entrées et sorties donne un stock théorique en continu, ce qui permet de comptabiliser les stocks chaque mois. Il ne remplace pas le comptage physique annuel exigé par le Code de commerce, qui seul révèle les écarts. Les entreprises à forte rotation le remplacent par des inventaires tournants, chaque référence comptée au moins une fois dans l'année selon un planning, avec la même exigence de traçabilité. Dans tous les cas, les fiches de comptage signées se conservent dix ans avec les pièces comptables.
Vos questions
L'inventaire physique est-il obligatoire pour une petite entreprise ?
Oui, dès qu'elle détient des stocks, quelle que soit sa taille, y compris une micro-entreprise qui vend des marchandises. Le Code de commerce impose un contrôle par inventaire de l'existence et de la valeur des éléments d'actif au moins une fois tous les douze mois. Seules les entreprises de services sans stock en sont dispensées de fait.
Peut-on faire l'inventaire à une autre date que la clôture ?
Oui, à une date proche, à condition de justifier tous les mouvements entre l'inventaire et la clôture pour reconstituer le stock à la date du bilan. Beaucoup d'entreprises comptent le dernier jour ouvré de l'année ou le premier jour de janvier, activité arrêtée, ce qui évite cette reconstitution.
Comment valoriser un stock acheté à des prix différents ?
Par le coût moyen unitaire pondéré, qui recalcule un coût moyen à chaque entrée, ou par la méthode du premier entré premier sorti, qui affecte aux sorties le coût des entrées les plus anciennes. Les deux sont admises fiscalement, la méthode retenue doit être appliquée de façon constante. Le dernier entré premier sorti est interdit en France.
Que faire des articles invendables ?
Les compter, puis les déprécier à leur valeur probable de vente par une provision pour dépréciation des stocks, qui vient réduire le résultat. Un article détruit ou jeté sort du stock avec un procès-verbal de destruction, daté et signé, qui justifie la perte auprès de l'administration fiscale.
Un inventaire réussi tient dans sa préparation, un entrepôt rangé, des fiches numérotées, des binômes qui ne comptent pas leur propre zone et un second comptage sur ce qui vaut cher. Il donne le chiffre le plus sensible du bilan, et il s'inscrit dans le calendrier de la clôture comptable de fin d'exercice.
Code de commerce - Article L123-12, inventaire annuel : https://www.legifrance.gouv.fr
Plan comptable général - Articles 213-30 et suivants, évaluation des stocks : https://www.anc.gouv.fr
Bulletin officiel des finances publiques - Évaluation des stocks : https://bofip.impots.gouv.fr
