Clôture comptable de fin d'exercice : les étapes et le calendrier
La clôture comptable est le moment où l'entreprise arrête ses comptes pour produire un bilan et un compte de résultat fidèles. Pour un exercice calé sur l'année civile, elle commence en novembre par le nettoyage des comptes, se joue en janvier avec les écritures d'inventaire, et se termine en mai avec le dépôt de la liasse fiscale et l'approbation des comptes. Une clôture bien menée est surtout une clôture préparée, et l'essentiel du travail revient au dirigeant ou au service comptable, pas à l'expert-comptable.
Clôturer consiste à rattacher à l'exercice toutes les charges et tous les produits qui le concernent, et seulement eux. Cela passe par huit étapes, le lettrage des comptes de tiers, l'inventaire physique des stocks, le recensement des factures non parvenues et à établir, les charges et produits constatés d'avance, les provisions, les amortissements, le rapprochement bancaire et la révision des comptes. Pour une clôture au 31 décembre, la liasse fiscale se dépose au plus tard le deuxième jour ouvré suivant le 1er mai, soit début mai, avec un délai supplémentaire de quinze jours en télédéclaration. Les comptes s'approuvent dans les six mois, avant fin juin, et se déposent au greffe dans le mois qui suit.
Le calendrier d'une clôture au 31 décembre
| Période | Travaux | Qui |
|---|---|---|
| Novembre | Lettrage des comptes clients et fournisseurs, relance des impayés, saisie à jour, préparation de l'inventaire | Entreprise |
| Fin décembre | Inventaire physique des stocks, relevé des compteurs, dernières factures émises, état des caisses | Entreprise |
| Janvier | Rapprochement bancaire au 31 décembre, collecte des factures non parvenues, calcul des congés payés et primes à payer | Entreprise |
| Février-mars | Écritures d'inventaire, provisions, amortissements, révision des comptes, questions de l'expert-comptable | Expert-comptable avec l'entreprise |
| Avril | Établissement du bilan, du compte de résultat et de l'annexe, calcul de l'impôt sur les sociétés | Expert-comptable |
| Début mai | Dépôt de la liasse fiscale (délai porté à mi-mai en télédéclaration), paiement du solde d'IS au 15 mai | Expert-comptable |
| Avant le 30 juin | Approbation des comptes par l'assemblée générale, affectation du résultat | Dirigeant et associés |
| Dans le mois suivant l'AG | Dépôt des comptes annuels au greffe | Entreprise |
Les huit étapes dans l'ordre
- Lettrer les comptes de tiers. Chaque facture client doit être rapprochée de son règlement, chaque facture fournisseur de son paiement. Ce qui reste non lettré au 31 décembre constitue les créances et les dettes du bilan. Un compte client non lettré cache des impayés qu'il faudra provisionner et des erreurs de saisie qu'il faut corriger avant, pas après.
- Faire l'inventaire physique. Toute entreprise qui détient des stocks doit les compter au moins une fois par an, à la date de clôture ou à une date proche avec un suivi des mouvements. Le stock compté, valorisé au coût d'achat ou de production, remplace le stock initial dans le compte de résultat et la variation pèse directement sur le résultat. La méthode est détaillée dans l'inventaire physique des stocks.
- Recenser les factures non parvenues et à établir. Une livraison reçue en décembre et facturée en janvier est une charge de l'exercice, à enregistrer en facture non parvenue. Une prestation réalisée en décembre et facturée en janvier est un produit de l'exercice, à enregistrer en facture à établir. C'est le principe du rattachement, ou cut-off, qui fait la sincérité du résultat.
- Constater les charges et produits d'avance. Une assurance payée en octobre pour douze mois concerne l'exercice pour trois mois seulement, les neuf autres passent en charge constatée d'avance. Un abonnement facturé au client en décembre pour l'année suivante est un produit constaté d'avance.
- Passer les provisions. Créances douteuses, litiges en cours, garanties données, dépréciation des stocks invendables, congés payés acquis et non pris, primes dues. Une provision se justifie par un risque probable et chiffrable à la clôture, avec un document à l'appui, comme l'explique la définition et le calcul des provisions.
- Calculer les amortissements. Chaque immobilisation acquise dans l'année entre au tableau avec sa date de mise en service, sa durée et son mode d'amortissement. Les cessions et mises au rebut de l'année se sortent avec leur plus ou moins-value.
- Établir le rapprochement bancaire. Le solde comptable de chaque compte bancaire au 31 décembre doit être expliqué par rapport au relevé, chèques non encaissés, virements en transit, frais non comptabilisés. Un écart inexpliqué à la clôture est le premier point que relève un commissaire aux comptes.
- Réviser les comptes. Une lecture de chaque compte du grand livre, classe par classe, pour repérer les anomalies, un solde créditeur sur un compte de charge, une immobilisation passée en charge, une TVA non lettrée. C'est le travail de l'expert-comptable, mais un dirigeant qui l'a fait avant divise par deux le temps facturé.
Combien de temps prévoir
Charge de travail de préparation de la clôture
Estimation du temps à consacrer en interne, hors travaux de l'expert-comptable, selon le profil de l'entreprise.
Le dossier à remettre à l'expert-comptable
La qualité de la clôture dépend de ce que reçoit l'expert-comptable en janvier. Un dossier complet évite les allers-retours de février et mars, qui coûtent en honoraires et retardent le bilan. Les pièces attendues sont les mêmes chaque année.
Le dossier de clôture
Un stock final estimé au lieu d'être compté, qui gonfle ou dégonfle le résultat d'autant. Des factures de décembre reçues en janvier oubliées, qui reportent des charges sur l'exercice suivant et font payer de l'impôt sur un bénéfice fictif. Des créances anciennes laissées au bilan sans provision, qui affichent un actif que l'entreprise ne récupérera jamais. Ces trois points sont ceux que regarde l'administration en cas de contrôle, et ceux qu'un banquier lit en premier.
Après la clôture
Les comptes arrêtés, l'expert-comptable établit la liasse fiscale, qui reprend le bilan, le compte de résultat et les tableaux fiscaux, et calcule l'impôt sur les sociétés. Le dépôt intervient au plus tard le deuxième jour ouvré suivant le 1er mai pour une clôture au 31 décembre, avec quinze jours supplémentaires pour la télédéclaration, et le solde d'IS se paie le 15 mai. Le détail de la liasse est dans la composition et le dépôt de la liasse fiscale.
Restent l'approbation des comptes par les associés, dans les six mois de la clôture, et le dépôt au greffe dans le mois qui suit, dont les modalités et les sanctions figurent dans l'approbation des comptes en assemblée générale. Une clôture au 31 décembre mobilise ainsi l'entreprise de novembre à juin, et la suivante commence déjà.
Vos questions
Quelle est la date limite de dépôt de la liasse fiscale ?
Pour une clôture au 31 décembre, le deuxième jour ouvré suivant le 1er mai, soit début mai, avec un délai supplémentaire de quinze jours calendaires pour les entreprises qui télédéclarent, ce qui est obligatoire. Pour une clôture à une autre date, dans les trois mois suivant la clôture. Le solde de l'impôt sur les sociétés se paie le 15 du quatrième mois suivant la clôture.
Qu'est-ce que le cut-off ?
Le principe de rattachement des charges et des produits à l'exercice qu'ils concernent, quelle que soit la date de la facture ou du paiement. Une livraison de décembre facturée en janvier est une charge de l'exercice clos, une assurance payée en octobre pour un an est une charge pour trois mois seulement. Les factures non parvenues, factures à établir et charges constatées d'avance en sont les outils.
L'inventaire physique est-il obligatoire ?
Oui pour toute entreprise qui détient des stocks, au moins une fois tous les douze mois, selon le Code de commerce. Il peut être fait à la date de clôture ou à une date proche, à condition de justifier les mouvements entre les deux. Un inventaire permanent tenu par le logiciel de gestion ne dispense pas d'un comptage physique annuel.
Peut-on changer sa date de clôture ?
Oui, par décision des associés modifiant les statuts, à condition que l'exercice en cours ne soit pas déjà clos et que le changement soit déclaré au greffe avant la fin de l'exercice. Une entreprise saisonnière a intérêt à clôturer en période creuse, avec des stocks bas, ce qui simplifie l'inventaire et donne un bilan plus lisible.
Une clôture se réussit en novembre et en décembre, quand on lettre, on compte et on collecte, bien plus qu'en mars quand l'expert-comptable pose ses questions. La checklist ci-dessus tient sur une page, et la même sert chaque année.
Impots.gouv.fr - Déclaration de résultats des entreprises, dates limites : https://www.impots.gouv.fr
Code de commerce - Articles L123-12 et suivants, inventaire et comptes annuels : https://www.legifrance.gouv.fr
Autorité des normes comptables - Plan comptable général : https://www.anc.gouv.fr
