Embauche du premier salarié : toutes les formalités à accomplir

Le premier recrutement fait entrer l'entreprise dans le droit du travail, avec une dizaine de formalités qui s'enchaînent en quelques semaines. Aucune n'est compliquée, mais plusieurs ont un délai, et l'oubli de la déclaration préalable à l'embauche est constitutif de travail dissimulé. Voici la liste dans l'ordre où elle se déroule, avec ce que chaque étape déclenche.

La checklist dans l'ordre

Avant l'arrivée du salarié

La convention collective

Elle dépend de l'activité principale de l'entreprise, repérée par son code APE, et elle fixe des règles qui s'imposent au contrat, salaire minimum par classification, période d'essai, primes, prévoyance obligatoire. Son intitulé et son numéro IDCC figurent sur le bulletin de paie. La chercher avant de rédiger le contrat évite de promettre un salaire inférieur au minimum conventionnel.

La santé au travail

Tout employeur doit adhérer à un service de prévention et de santé au travail interentreprises, moyennant une cotisation annuelle par salarié, en général de 80 à 150 euros. C'est ce service qui convoque le salarié à la visite d'information et de prévention, dans les trois mois suivant l'embauche, ou avant la prise de poste pour les postes à risques et les travailleurs de nuit. Adhérer avant la DPAE permet de mentionner le service dans la déclaration.

La mutuelle et la prévoyance

Depuis 2016, tout employeur propose une complémentaire santé collective à ses salariés et en paie au moins la moitié. Le contrat se souscrit avant l'arrivée du salarié, avec une décision unilatérale de l'employeur qui en fixe les modalités. Certains salariés peuvent être dispensés, à leur demande, s'ils sont déjà couverts par le contrat de leur conjoint ou en CDD court. Pour un cadre, la convention collective nationale de 1947, reprise par l'accord de 2017, impose en plus une prévoyance décès financée par l'employeur à 1,5 % de la tranche de salaire sous le plafond de la Sécurité sociale. Beaucoup de conventions collectives imposent une prévoyance à tous les salariés.

La déclaration préalable à l'embauche

La DPAE se fait en ligne sur urssaf.fr, dans les huit jours qui précèdent l'embauche et au plus tard avant que le salarié commence à travailler. Elle contient l'identité de l'employeur et du salarié, la date et l'heure d'embauche, la nature du contrat et le service de santé au travail. Elle vaut immatriculation de l'employeur à l'Urssaf, affiliation du salarié à l'assurance maladie et à l'assurance chômage, et demande de visite médicale. Une DPAE faite après la prise de poste expose à une amende et, en cas de contrôle, à la qualification de travail dissimulé. L'accusé de réception se remet au salarié ou se mentionne dans le contrat.

Le jour de l'embauche

Le contrat, ou l'information écrite

Un CDI à temps plein peut être conclu sans écrit, mais depuis le 1er novembre 2023 l'employeur doit remettre au salarié, dans les sept jours suivant son arrivée, un document qui précise l'identité des parties, le lieu de travail, le poste, la date de début, la durée de la période d'essai, la rémunération et ses composantes, la durée du travail, puis dans le mois les droits à formation, les congés, la procédure de rupture et la convention collective. Un contrat écrit et complet remplit cette obligation en une fois, ce qui règle la question. Pour un CDD, un temps partiel, un contrat d'apprentissage ou de professionnalisation, l'écrit est obligatoire dès le premier jour, sous peine de requalification en CDI à temps plein.

Le registre du personnel et le document unique

Le registre unique du personnel consigne, dans l'ordre des entrées, l'identité, la nationalité, la qualification, les dates d'entrée et de sortie et le type de contrat de chaque salarié. Il peut être tenu sur papier ou sur un fichier, et se conserve cinq ans après le départ. Le document unique d'évaluation des risques professionnels est lui aussi obligatoire dès le premier salarié. Il recense les risques de chaque poste et les mesures de prévention, et se met à jour au moins une fois par an. L'inspection du travail le demande en premier lors d'une visite.

Les informations à afficher ou à communiquer

Les coordonnées de l'inspection du travail, du médecin du travail et des services de secours, les horaires collectifs, les consignes d'incendie et l'intitulé de la convention collective se communiquent par affichage ou par tout moyen, courriel ou intranet. Une entreprise sans locaux ouverts au salarié, avec un salarié en télétravail par exemple, les transmet par écrit.

Chaque mois ensuite

Le bulletin de paie et la déclaration sociale nominative rythment la vie de l'employeur. La DSN, transmise en général le 15 du mois suivant pour une entreprise de moins de cinquante salariés, déclare les salaires et calcule les cotisations dues à l'Urssaf, à la retraite complémentaire Agirc-Arrco, à laquelle l'entreprise est rattachée automatiquement lors de la première DSN, et aux organismes de prévoyance. Un logiciel de paie ou l'expert-comptable la produit à partir du bulletin. Les cotisations patronales représentent en moyenne 25 à 42 % du salaire brut selon son niveau, la réduction générale de cotisations les ramenant près du plancher pour un salaire au SMIC. Prévoir ce coût dans le prévisionnel évite la surprise du premier mois.