Embauche du premier salarié : toutes les formalités à accomplir
L'essentiel en bref
- La formalité phare est la DPAE (déclaration préalable à l'embauche), à faire à l'URSSAF dans les 8 jours précédant l'embauche.
- Le contrat de travail écrit n'est pas toujours obligatoire mais reste vivement conseillé.
- L'employeur doit aussi : tenir un registre unique du personnel, affilier aux caisses, souscrire une mutuelle collective et organiser la visite médicale.
- Chaque mois, la DSN (déclaration sociale nominative) transmet salaires et cotisations.
Embaucher son premier salarié est un cap dans la vie d'une entreprise, mais aussi un parcours administratif balisé d'obligations. Une formalité oubliée peut coûter cher. Voici la checklist complète, organisée dans l'ordre, pour recruter en toute sécurité.
La checklist en un coup d'oeil
| Quand | Formalité |
|---|---|
| Avant | DPAE à l'URSSAF (dans les 8 jours précédant l'embauche) |
| Avant | Affiliation caisse de retraite, prévoyance, mutuelle collective |
| À l'embauche | Rédaction et remise du contrat de travail |
| À l'embauche | Inscription au registre unique du personnel |
| À l'embauche | Mise en place des affichages obligatoires |
| Après | Visite médicale d'information et de prévention |
| Chaque mois | Bulletin de paie et DSN |
Avant l'embauche
La déclaration préalable à l'embauche (DPAE)
C'est l'étape incontournable. Réalisée auprès de l'URSSAF, la DPAE regroupe l'identité de l'employeur et du salarié et les informations sur le contrat. Elle doit être effectuée au plus tôt 8 jours avant l'embauche effective et, en pratique, avant la prise de poste. Elle déclenche plusieurs démarches d'un coup : immatriculation à l'URSSAF, affiliation à l'assurance maladie, demande de visite médicale.
Les affiliations sociales
Le premier recrutement oblige à s'affilier à une caisse de retraite complémentaire et, selon le poste, à une caisse de prévoyance. Il faut aussi mettre en place une complémentaire santé collective (mutuelle d'entreprise), obligatoire pour les salariés sauf cas de dispense prévus par la loi.
Au moment de l'embauche
Le contrat de travail
Même si l'écrit n'est pas systématiquement imposé pour un CDI à temps plein, formaliser le contrat de travail est fortement recommandé. Il précise la rémunération, la durée du travail, le poste et les éventuelles clauses. Pour un CDD ou un temps partiel, l'écrit est en revanche obligatoire.
Le registre unique du personnel
Dès le premier salarié, l'entreprise doit tenir un registre unique du personnel qui consigne, dans l'ordre chronologique, les entrées et sorties, l'identité et la qualification de chaque salarié. Son absence est sanctionnée. Il se conserve cinq ans après le départ du salarié.
Les affichages obligatoires
Certaines informations doivent être accessibles aux salariés : coordonnées de l'inspection du travail et de la médecine du travail, consignes de sécurité, horaires, convention collective applicable.
Selon votre activité, des dispositifs simplifient les démarches en centralisant les déclarations : le TESE (titre emploi service entreprise) pour les petites structures, le TESA en agriculture, le chèque emploi associatif (CEA) pour les associations ou le GUSO pour le spectacle occasionnel. Pratiques, ils ne dispensent pas des obligations de fond.
Après l'embauche
L'intégration ne s'arrête pas à la signature. L'employeur doit organiser la visite médicale (visite d'information et de prévention) auprès du service de santé au travail, dans les délais prévus. Il remet au salarié les documents utiles : notice de la mutuelle, informations sur la prévoyance, accès à la médecine du travail. Et chaque mois, il établit le bulletin de paie et transmet la DSN, qui déclare salaires et cotisations à l'ensemble des organismes.
Selon le profil recruté (apprenti, alternant, jeune, demandeur d'emploi) et la période, des aides ou exonérations de cotisations peuvent s'appliquer. Renseignez-vous auprès de l'URSSAF ou de France Travail avant l'embauche, car certaines aides doivent être demandées dans des délais précis.
Pourquoi ne rien négliger
Au-delà du risque de pénalités, voire de requalification, le respect de ces formalités pose les bases d'une relation de travail saine. Elles garantissent au salarié ses droits et démontrent le sérieux de l'employeur. Un premier recrutement bien cadré, c'est aussi un gain de temps pour tous les suivants.
Questions fréquentes
Quand faut-il faire la DPAE ?
La DPAE doit être réalisée auprès de l'URSSAF au plus tôt 8 jours avant l'embauche, et impérativement avant la prise de poste du salarié. La faire après est une infraction.
Le contrat de travail écrit est-il obligatoire ?
Pas toujours pour un CDI à temps plein, mais il est vivement conseillé. En revanche, l'écrit est obligatoire pour un CDD, un temps partiel ou un contrat d'apprentissage.
La mutuelle d'entreprise est-elle obligatoire dès le premier salarié ?
Oui. L'employeur doit proposer une complémentaire santé collective et en financer une partie, sauf cas de dispense prévus par la loi ou les accords applicables.
