Quelles indemnités l’employeur doit-il verser en cas de télétravail ?
Le télétravail génère des frais supplémentaires pour les salariés qui travaillent depuis leur domicile : électricité, connexion internet, fournitures, parfois équipement. L'employeur a l'obligation de prendre en charge ces frais professionnels dès lors que le télétravail est organisé ou imposé par l'entreprise. Mais comment calculer cette indemnité de télétravail, quels montants sont exonérés de charges sociales et quels justificatifs sont nécessaires ? Voici les règles en vigueur.
A retenir
- L'employeur est obligé de prendre en charge les frais professionnels du télétravail imposé ou organisé.
- Le remboursement peut prendre la forme d'un forfait journalier ou d'un remboursement sur justificatifs des dépenses réelles.
- Le barème URSSAF fixe des plafonds au-delà desquels l'allocation forfaitaire est soumise à cotisations.
Le principe : quand l'employeur est obligé de rembourser
Le Code du travail prévoit que les frais engagés par le salarié pour exercer son activité professionnelle à domicile constituent des frais professionnels que l'employeur doit prendre en charge. Cette obligation est clairement établie : dès lors que le télétravail est mis en place à l'initiative de l'employeur ou dans le cadre d'un accord collectif, le remboursement est une obligation légale, pas une générosité.
En revanche, si le salarié a demandé à télétravailler à titre personnel, sans que cela corresponde à une organisation mise en place par l'employeur, la situation est différente. Dans ce cas, l'employeur n'est pas légalement contraint de rembourser les frais, sauf si la convention collective ou le contrat de travail le prévoient expressément.
La période de confinement a conduit de nombreuses entreprises à formaliser leurs pratiques de télétravail via des chartes ou des accords collectifs. Ces documents définissent souvent le montant et les modalités de l'allocation télétravail, créant des engagements contractuels qui s'ajoutent aux obligations légales.
Les deux modes de remboursement
L'employeur dispose de deux options pour prendre en charge les frais du salarié en télétravail. Chacune a ses avantages et ses contraintes administratives.
Le remboursement des dépenses réelles consiste à rembourser au salarié exactement ce qu'il a dépensé pour exercer son activité professionnelle à domicile, sur présentation de justificatifs. Cette méthode est précise et adaptée aux situations où les dépenses varient sensiblement d'un salarié à l'autre. En revanche, elle est lourde à gérer administrativement : le salarié doit conserver et transmettre ses factures, l'employeur doit les vérifier et calculer la part professionnelle.
L'allocation forfaitaire de télétravail est de loin le mode le plus répandu. L'employeur verse un montant fixe par jour ou par mois de télétravail, sans exiger de justificatifs détaillés. Le barème URSSAF fixe les plafonds en dessous desquels cette allocation est exonérée de charges sociales, ce qui simplifie considérablement la gestion.
| Mode | Montant ou plafond | Justificatifs requis | Charges sociales |
|---|---|---|---|
| Forfait journalier (1 jour/semaine) | 2,60 €/jour (plafond exonéré 2024) | Non requis si dans les plafonds | Exonérées dans les plafonds |
| Forfait journalier (5 jours/semaine) | 13 €/jour (plafond exonéré 2024) | Non requis si dans les plafonds | Exonérées dans les plafonds |
| Forfait mensuel | Selon fréquence (2,60 € x nb jours) | Non requis si dans les plafonds | Exonérées dans les plafonds |
| Dépenses réelles | Montant réel justifié | Factures, relevés nécessaires | Exonérées si dépenses professionnelles avérées |
Les frais couverts par l'allocation
L'allocation de télétravail est censée couvrir les frais supplémentaires liés au travail à domicile par rapport au travail en présentiel. Les principales catégories de frais concernées sont :
- La consommation électrique supplémentaire liée à l'usage de l'ordinateur, de l'écran, de l'éclairage et éventuellement du chauffage pendant les heures de travail
- L'utilisation de la connexion internet à des fins professionnelles
- Les fournitures de bureau : papier, stylos, cartouches d'encre si impression nécessaire
- L'amortissement de petits équipements achetés spécifiquement pour le télétravail (casque, webcam, souris)
- Définir le cadre dans un accord ou une charte Préciser le nombre de jours de télétravail par semaine, les postes couverts et le mode de remboursement choisi (forfait ou réel).
- Calculer le forfait selon le barème URSSAF Multiplier le taux journalier par le nombre de jours de télétravail prévu. Vérifier que le montant reste dans les plafonds d'exonération.
- Intégrer le versement dans la paie L'allocation de télétravail doit apparaître sur le bulletin de salaire comme remboursement de frais professionnels, avec mention explicite.
- Conserver la documentation Garder le calcul du forfait ou les justificatifs de remboursement au réel pour justifier l'exonération de charges en cas de contrôle URSSAF.
- Réévaluer annuellement Vérifier chaque année si les barèmes URSSAF ont évolué et ajuster l'allocation en conséquence pour maintenir l'exonération.
Si l'employeur fournit le matériel informatique (ordinateur portable, téléphone, écran) au salarié pour le télétravail, il n'a généralement pas à verser d'allocation supplémentaire pour ce poste. En revanche, si le salarié utilise son matériel personnel, une part de l'usure peut être incluse dans les frais remboursables. Préciser ce point dans l'accord de télétravail évite les litiges.
Si l'allocation versée dépasse les plafonds fixés par l'URSSAF et que l'employeur ne peut pas justifier que les dépenses réelles du salarié sont au moins équivalentes, la fraction excédentaire est requalifiée en complément de salaire et soumise à charges sociales. En cas de contrôle URSSAF, le redressement peut porter sur plusieurs années.
Questions fréquentes
L'allocation de télétravail est-elle imposable pour le salarié ?
Non, dans la mesure où elle correspond à un remboursement de frais professionnels réels. L'administration fiscale considère que les remboursements de frais professionnels ne constituent pas un avantage imposable, à condition qu'ils correspondent effectivement à des dépenses engagées pour les besoins de l'activité professionnelle et qu'ils restent dans des montants raisonnables.
Un salarié peut-il refuser le télétravail imposé par l'employeur ?
En principe non, si le télétravail est prévu par le contrat de travail ou un accord collectif. En dehors de ces cas, l'employeur peut proposer le télétravail mais ne peut pas l'imposer sans l'accord du salarié, sauf circonstances exceptionnelles (pandémie, etc.) où des dispositions légales particulières peuvent s'appliquer temporairement.
L'allocation de télétravail est-elle maintenue pendant les congés ?
Non. L'allocation est versée au prorata des jours effectifs de télétravail. Elle ne s'applique pas pendant les congés payés, les jours fériés, les arrêts maladie ou toute autre absence. Le calcul doit être proportionnel au nombre réel de jours télétravaillés dans le mois.
