Combien de temps faut-il conserver ses factures ?

Une entreprise conserve ses factures d'achat et de vente dix ans à compter de la clôture de l'exercice. Un particulier garde ses factures d'énergie, d'eau et de téléphone cinq ans, ses factures de travaux dix ans, et les preuves d'achat d'un bien pendant toute la durée de la garantie. Ces délais sont des minimums fixés par le Code de commerce, le Livre des procédures fiscales et les règles de prescription. Le détail suit, avec un tableau par type de document.

Les factures d'une entreprise, dix ans

L'article L123-22 du Code de commerce oblige tout commerçant à conserver ses livres comptables et les pièces qui les justifient pendant dix ans à partir de la clôture de l'exercice. Les factures d'achat, de vente et d'honoraires sont des pièces justificatives, au même titre que les bons de commande, les bons de livraison et les relevés bancaires. Une facture de mars 2026 rattachée à un exercice clos le 31 décembre 2026 se garde donc jusqu'à fin 2036.

L'administration fiscale a son propre délai, fixé par l'article L102 B du Livre des procédures fiscales. Elle peut exiger les documents sur lesquels s'appuient les déclarations pendant six ans, à compter de la date de la dernière opération ou de la date d'établissement du document. Ce délai passe à dix ans en cas d'activité occulte. Comme l'obligation comptable est plus longue, c'est elle qui fixe la pratique. Une entreprise qui détruit ses factures au bout de six ans respecte le fisc et viole le Code de commerce.

Cette règle vaut pour toutes les entreprises tenues à une comptabilité, sociétés commerciales, entrepreneurs individuels au réel, professions libérales. Les micro-entrepreneurs n'ont pas de comptabilité complète, mais ils doivent tenir un livre des recettes et conserver les factures qui l'appuient, et le délai fiscal de six ans s'applique à eux.

Les autres documents de l'entreprise

La facture n'est pas seule dans le classeur. Les contrats commerciaux et la correspondance qui s'y rapporte se gardent cinq ans, comme les documents bancaires. Un contrat conclu en ligne avec un consommateur pour plus de 120 euros se conserve dix ans à partir de la livraison. Côté social, les bulletins de paie, le registre du personnel et les contrats de travail se gardent cinq ans après le départ du salarié, les statuts de la société cinq ans après sa radiation, et les procès-verbaux d'assemblée cinq ans après la fin du registre qui les contient. Les comptes annuels suivent le délai comptable de dix ans.

Les factures d'un particulier

Pour un particulier, le délai de conservation correspond au temps pendant lequel un fournisseur peut réclamer un paiement ou pendant lequel on peut contester. Service-public.fr fixe cinq ans pour l'électricité, le gaz, l'eau, le téléphone et internet. Le fournisseur d'énergie n'a en réalité que deux ans pour réclamer un impayé, et l'opérateur téléphonique un an, mais cinq ans couvrent aussi les litiges de charges locatives, qui se règlent sur les mêmes factures.

Les factures de travaux se gardent dix ans quand les travaux touchent au gros œuvre ou à l'étanchéité, parce que la garantie décennale court pendant cette durée et qu'il faut pouvoir prouver qui a fait quoi et quand. Pour de petites réparations, cinq ans suffisent. Pour un achat courant, la preuve d'achat sert pendant la garantie légale de conformité, deux ans, et plus longtemps pour un bien de valeur qu'une assurance pourrait avoir à indemniser.

Papier ou numérique

Le support dépend de la forme d'origine. Une facture reçue en PDF ou via une plateforme se conserve sous forme électronique, telle qu'elle a été reçue. Une facture papier peut être numérisée et l'original détruit, depuis 2017, si la copie est fidèle, horodatée et conservée dans un format qui garantit son intégrité, PDF ou PDF A/3 avec empreinte numérique ou signature électronique. C'est l'article A102 B-2 du Livre des procédures fiscales qui fixe ces conditions. Une photo prise au téléphone et rangée dans un dossier ne les remplit pas.

La réforme de la facturation électronique change la question pour les entreprises. Depuis le 1er septembre 2026, toutes les entreprises établies en France doivent pouvoir recevoir des factures électroniques par une plateforme agréée, et les grandes entreprises et les ETI doivent les émettre ainsi, les PME et micro-entreprises suivant au 1er septembre 2027. La plateforme conserve les factures qu'elle traite, mais l'obligation de conservation reste celle de l'entreprise. Vérifiez la durée d'archivage prévue dans le contrat de votre plateforme et exportez régulièrement vos factures, au cas où vous en changeriez.

Pour un particulier, aucune règle n'impose de format. Un scan lisible suffit pour contester un prélèvement ou faire jouer une garantie. Conservez l'original papier pour les documents qui engagent sur longue durée, actes de travaux, contrats, factures d'un bien assuré.

Dans le doute, gardez. Un classeur de plus coûte moins cher qu'une charge rejetée en contrôle ou qu'une garantie impossible à faire jouer.