Quels documents un contrôleur fiscal peut-il exiger lors d'un contrôle ?

Lors d'une vérification de comptabilité, le vérificateur peut exiger tout document comptable et toute pièce justificative sur lesquels s'appuient les déclarations de l'entreprise, pour les années non prescrites, en général les trois derniers exercices. Le Livre des procédures fiscales en fixe la liste, le point de départ est le fichier des écritures comptables, remis dès la première intervention, et tout le reste sert à justifier ce que ce fichier contient. Savoir ce qui peut être demandé, et ce qui ne peut pas l'être, permet de préparer un contrôle sans le subir.

Trois formes de contrôle, trois niveaux de demande

Le contrôle sur pièces se fait depuis le bureau de l'administration, sans prévenir, à partir des déclarations déposées. Le vérificateur peut alors adresser une demande d'information ou de justification sur un point précis, une charge, un crédit de TVA, à laquelle l'entreprise répond sous trente jours. L'examen de comptabilité, créé en 2017, se fait aussi à distance. L'entreprise reçoit un avis et doit envoyer son FEC sous quinze jours, l'administration l'analyse dans ses locaux et pose ses questions par écrit. La vérification de comptabilité est le contrôle sur place, annoncé par un avis de vérification accompagné de la charte des droits et obligations du contribuable vérifié. C'est elle qui ouvre l'accès le plus large aux documents.

Le fichier des écritures comptables

Depuis 2014, toute entreprise qui tient sa comptabilité sur un logiciel doit pouvoir remettre le FEC, un fichier normalisé qui reprend l'ensemble des écritures de l'exercice, dans un format fixé par l'article A47 A-1 du Livre des procédures fiscales. Le vérificateur le demande à sa première visite et le passe dans des outils d'analyse qui repèrent en quelques minutes les écritures sans pièce, les doublons, les charges passées le dernier jour de l'exercice ou les comptes d'attente jamais soldés. Un FEC qui ne respecte pas le format, avec des dates manquantes ou des numéros de pièce absents, vaut absence de fichier. La plupart des logiciels génèrent le fichier en un clic, mais il faut le tester avant le contrôle, en le passant dans l'outil de vérification gratuit que l'administration met à disposition.

Les livres et les états financiers

Le grand livre, qui regroupe les écritures par compte, le livre-journal, qui les présente par date, et le livre d'inventaire, avec les bilans, comptes de résultat et annexes de chaque exercice contrôlé. Pour une entreprise à comptabilité informatisée, ces livres sont contenus dans le FEC, mais le vérificateur peut demander leur édition. Les liasses fiscales déposées, les déclarations de TVA et les tableaux de passage entre le résultat comptable et le résultat fiscal font partie du même lot.

Les pièces justificatives

Chaque écriture doit s'appuyer sur une pièce, et c'est là que se jouent la plupart des rappels. Les factures de vente, numérotées sans rupture, et les factures d'achat, avec toutes les mentions obligatoires, sont les premières demandées. Une charge sans facture est réintégrée au résultat, et la TVA déduite dessus est reprise. Suivent les bons de commande et de livraison qui prouvent la réalité d'une prestation, les notes de frais avec leurs reçus, les justificatifs de frais kilométriques, les contrats commerciaux, les baux, les contrats de prêt et les tableaux d'amortissement.

Le vérificateur porte une attention particulière aux opérations avec le dirigeant et les sociétés liées. Compte courant d'associé, loyer versé à une SCI familiale, prestations facturées par une autre société du dirigeant, cession d'un véhicule. Chacune doit avoir sa convention écrite et un prix comparable à celui du marché.

Les relevés bancaires

Le vérificateur demande les relevés de tous les comptes ouverts au nom de l'entreprise et rapproche chaque crédit d'une vente comptabilisée, chaque débit d'une charge. Un encaissement sans facture est présumé recette non déclarée, un décaissement sans pièce est une charge non déductible et, s'il profite au dirigeant, un revenu distribué imposable entre ses mains. Les comptes personnels du dirigeant ne relèvent pas de la vérification de la société. Ils y entrent si le dirigeant y a encaissé des recettes de l'entreprise, ou dans le cadre d'un examen de situation fiscale personnelle, qui est une procédure distincte avec son propre avis.

L'administration n'a d'ailleurs pas besoin de l'entreprise pour obtenir ses relevés. Son droit de communication lui permet de les demander directement aux banques, comme elle peut interroger les clients, les fournisseurs, l'Urssaf ou les administrations étrangères. Les incohérences entre ce que dit l'entreprise et ce que disent ses partenaires sont le point de départ de nombreux rappels.

Les limites des pouvoirs du vérificateur

Il ne peut pas emporter les documents originaux de sa propre initiative. L'emport n'est possible qu'à la demande écrite du contribuable, contre un reçu détaillé, et les documents lui sont restitués avant la fin du contrôle. Il ne peut pas non plus se présenter sans avis de vérification, sauf contrôle inopiné limité à des constatations matérielles, ni refuser au contribuable l'assistance d'un conseil, dont la mention dans l'avis est obligatoire à peine de nullité. Il ne peut pas prolonger indéfiniment sa présence dans une petite entreprise. Pour celles dont le chiffre d'affaires ne dépasse pas les seuils du régime simplifié d'imposition, de l'ordre de 850 000 euros pour les ventes et de 260 000 euros pour les services, la vérification sur place est limitée à trois mois, sauf comptabilité gravement irrégulière. Pour les autres, aucune durée légale n'est fixée, mais le débat oral et contradictoire doit être respecté tout au long du contrôle.

1. Tester le FEC avant tout contrôle Le générer pour le dernier exercice et le passer dans l'outil de test de l'administration. Corriger les anomalies de format avec l'éditeur du logiciel ou l'expert-comptable.
2. Classer par exercice et par nature Ventes, achats, banque, social, juridique. Un document retrouvé en cinq minutes évite une question qui en appelle dix autres.
3. Numériser les pièces papier selon les règles Une copie fidèle, horodatée, conservée en PDF avec empreinte, a la même valeur que l'original et peut le remplacer.
4. Documenter les opérations avec le dirigeant Convention de compte courant, bail avec la SCI, procès-verbaux fixant la rémunération. Ce sont les premières pièces demandées.
5. Faire assister le contrôle L'expert-comptable ou un avocat fiscaliste connaît la procédure et évite les réponses improvisées, qui sont consignées et reviennent dans la proposition de rectification.