Affichage obligatoire en entreprise : la liste complète

La liste des documents à punaiser sur un panneau est plus courte qu'on ne le croit. Depuis la simplification opérée par le décret du 20 octobre 2016, une bonne partie des anciens affichages obligatoires est devenue une simple obligation d'information « par tout moyen ». La convention collective, les textes sur le harcèlement, ceux sur les discriminations et l'ordre des départs en congé ont basculé dans cette seconde catégorie. Neuf informations restent en revanche à afficher physiquement, quelle que soit la taille de l'entreprise.

Les neuf documents à afficher dans les locaux

Ces documents doivent être visibles dans un lieu de passage accessible à tous les salariés, hall d'entrée, vestiaire, salle de pause ou couloir de service. Un bureau fermé ou un classeur rangé dans une armoire ne satisfait pas à l'obligation.

• Les coordonnées de l'inspection du travail, avec le nom de l'inspecteur compétent, son adresse et son téléphone.
• Le service d'accueil téléphonique contre les discriminations du Défenseur des droits, au 09 69 39 00 00.
• Les coordonnées du médecin du travail ou du service de prévention et de santé au travail auquel l'entreprise adhère.
• Les numéros des services de secours, SAMU 15, pompiers 18, police 17, numéro d'urgence européen 112.
• Les consignes de sécurité incendie, avec le plan d'évacuation et la signalétique normalisée NF EN ISO 7010.
• Les horaires collectifs de travail, heures de début et de fin de chaque période et durée des repos.
• L'interdiction de fumer et de vapoter dans les lieux fermés et couverts, avec la signalisation réglementaire.
• Les modalités d'accès au document unique d'évaluation des risques professionnels, et non le document lui-même.
• Les panneaux réservés aux communications syndicales, distincts de l'affichage de l'employeur, dès qu'une section syndicale existe.

Les cinq informations transmissibles par courriel

Pour ces informations, la loi impose de porter le contenu à la connaissance des salariés sans prescrire de support. Un envoi par messagerie, une page d'intranet ou une remise en main propre contre décharge conviennent. Ce qui compte, en cas de contrôle, c'est de démontrer que l'information a bien circulé.

• La convention collective applicable, son intitulé et l'endroit où la consulter. Un renvoi vers le texte publié sur Légifrance est admis dès lors que tous les salariés disposent d'un accès informatique.
• L'égalité de rémunération entre les femmes et les hommes, articles L3221-1 à L3221-7 du Code du travail.
• Le harcèlement moral et le harcèlement sexuel, texte des articles concernés, sanctions pénales encourues et coordonnées des autorités à saisir.
• La lutte contre les discriminations, articles 225-1 à 225-4 du Code pénal.
• Le repos hebdomadaire et les congés payés, période de prise et ordre des départs, ce dernier devant être connu au moins un mois avant le départ.

Le basculement vers l'information par tout moyen n'allège pas la charge de la preuve. Un courriel non lu reste une information non reçue si le salarié conteste. Les entreprises qui gèrent ce point sérieusement conservent l'accusé de réception ou la trace de connexion à l'intranet.

Les obligations qui s'ajoutent à 11 et à 50 salariés

L'index d'égalité est souvent rangé à tort parmi les affichages. Il se publie sur le site internet de l'entreprise au plus tard le 1^er mars, reste consultable jusqu'à la publication suivante, et se transmet en parallèle au CSE ainsi qu'à l'administration. Une entreprise sans site internet le porte à la connaissance des salariés par tout moyen.

Trois cas particuliers s'ajoutent hors seuils d'effectif. Le travail de nuit impose d'afficher les coordonnées d'un service médical joignable pendant la plage nocturne. Les établissements recevant du public relèvent d'une signalétique de sécurité propre, issue du règlement de sécurité contre l'incendie. Les entreprises du secteur alimentaire portent enfin des obligations d'information sur les allergènes qui relèvent du droit de la consommation, pas du Code du travail.

Combien coûte un panneau non conforme

Le défaut d'affichage constitue une contravention de 4^e classe, soit 750 euros au maximum pour un employeur personne physique. Pour une société, le montant est quintuplé et atteint 3 750 euros. L'amende s'apprécie par infraction et, pour plusieurs obligations, par salarié concerné, ce qui fait grimper vite l'addition dans une entreprise de trente personnes.

En pratique, l'inspection du travail ouvre rarement un contrôle sur ce seul motif. Le panneau est vérifié à l'occasion d'une visite déclenchée par autre chose, un accident du travail, un signalement de salarié, une enquête sur la durée du travail. La sanction la plus fréquente reste la mise en demeure de régulariser sous délai, l'amende n'intervenant qu'en cas de manquement persistant ou d'obligation liée à la sécurité.

Quatre éléments qui se périment sans prévenir

Plusieurs mentions se périment sans prévenir. Les coordonnées de l'inspecteur du travail changent à chaque réorganisation des unités de contrôle. La liste des élus du CSE se renouvelle à chaque scrutin, tous les quatre ans au maximum. L'index d'égalité se republie chaque 1^er mars. Le service de santé au travail change parfois de raison sociale ou d'adresse à la suite d'un regroupement.

Une vérification annuelle inscrite au calendrier RH suffit dans la plupart des structures. Des prestataires commercialisent des panneaux à jour par abonnement, pour quelques centaines d'euros par an. Le service se justifie surtout pour une entreprise multi-sites, où l'oubli vient rarement du siège mais d'un établissement secondaire dont personne n'a la charge.