Frais kilométriques : barème et calcul des indemnités

Un dirigeant qui utilise sa voiture personnelle pour ses déplacements professionnels, un salarié qui se rend chez un client avec son propre véhicule : dans les deux cas, l'entreprise peut rembourser les kilomètres parcourus grâce au barème kilométrique. Cet outil, publié chaque année par l'administration, évite d'avoir à justifier le détail des dépenses réelles du véhicule. Encore faut-il savoir qui peut l'utiliser, ce qu'il couvre et comment le calculer sans se tromper.

Qui peut utiliser le barème et pour quoi

Le barème kilométrique s'applique dans plusieurs situations. Un salarié qui utilise son véhicule personnel pour des missions professionnelles peut être indemnisé par son employeur sur cette base. Un dirigeant assimilé salarié peut faire de même vis-à-vis de sa société. Enfin, un travailleur indépendant à l'impôt sur le revenu peut déduire ses frais de déplacement professionnels en appliquant le barème, à condition de ne pas avoir opté pour la déduction des frais réels détaillés du véhicule.

Le barème couvre uniquement les déplacements professionnels, pas les trajets personnels. Le trajet domicile-travail habituel relève d'un régime particulier et n'est indemnisable que dans certaines limites. Attention à ne pas confondre le véhicule inscrit à l'actif de l'entreprise, dont on déduit les charges réelles, avec le véhicule personnel utilisé professionnellement, pour lequel on applique le barème. Les deux logiques sont exclusives l'une de l'autre.

Bien tenir son relevé et éviter le redressement

La condition sine qua non pour bénéficier du barème est de pouvoir justifier la réalité et le caractère professionnel des déplacements. Un relevé mentionnant la date, le motif, le trajet et le nombre de kilomètres pour chaque déplacement est indispensable. En cas de contrôle, un remboursement forfaitaire non appuyé par ce type de justificatif peut être requalifié en salaire et soumis à cotisations, avec un rappel sur plusieurs années. La rigueur documentaire n'est pas une option.

Le barème comporte plusieurs tranches de distance annuelle, avec des taux dégressifs : le kilomètre est mieux indemnisé sur les premiers milliers de kilomètres que sur les suivants, la logique étant que les frais fixes du véhicule sont déjà couverts. Pour les deux-roues motorisés, un barème spécifique existe. Les véhicules électriques bénéficient par ailleurs d'une majoration du barème, l'administration encourageant leur usage. Vérifiez chaque année le barème actualisé, car les taux évoluent avec le coût des carburants et de l'entretien.

Deux-roues, électriques et forfait mobilités

Le barème voiture n'est pas le seul. Un barème spécifique existe pour les motos et un autre pour les cyclomoteurs et scooters, avec leurs propres tranches et taux, utiles pour les coursiers et les professionnels urbains. Les véhicules électriques bénéficient par ailleurs d'une majoration du barème kilométrique, l'administration cherchant à encourager leur adoption : à distance égale, l'indemnité est plus élevée que pour un véhicule thermique équivalent. À côté du barème, le forfait mobilités durables permet à un employeur de prendre en charge, dans une limite exonérée, les trajets domicile-travail effectués à vélo, en covoiturage ou en transports partagés. Il ne se confond pas avec le barème kilométrique professionnel : l'un concerne les missions, l'autre le trajet domicile-travail. Une entreprise peut combiner les dispositifs, à condition de bien les cloisonner dans sa paie et sa comptabilité. Vérifier chaque année les barèmes applicables à chaque type de véhicule évite les erreurs, d'autant que les taux et les majorations évoluent régulièrement.

Mettez en place dès maintenant un carnet de déplacements, papier ou application, et notez chaque trajet professionnel. À la clôture, le calcul se fera en quelques minutes et vous serez armé face à tout contrôle. Vérifiez simplement le barème de l'année, car ses taux sont réévalués régulièrement.